O plano de classificação do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo

No Brasil, o trabalho do Arquivo Público do Estado de São Paulo é um dos poucos em que se observa uma utilização consciente e consistente de conceitos de diplomática e tipologia documental na elaboração de planos de classificação e tabelas de temporalidade.

O Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividade-Meio [PCTT-SP] foi desenvolvido entre 1999 e 2002 pela equipe da Profa. Ieda Pimenta Bernardes e representa um bom exemplo de como é possível desenvolver soluções alternativas ao modelo proposto pelo Código de Classificação de Documentos de Arquivo da Administração Pública: Atividade Meio' [CCDA-CONARQ] do CONARQ.

Para apresentar um contraste entre as duas propostas, principalmente no que se refere à construção da estrutura de classificação, pesquisei alguns detalhes do processo de desenvolvimento do modelo paulista e revistei o excelente estudo do professor Renato O código de classificação de documentos do Conselho Nacional de Arquivos: um estudo de caso de um instrumento de classificação.

A EXPERIÊNCIA DO CONARQ

A origem do CCDA-CONARQ remonta a um período muito conturbado da história da Administração Pública brasileira. Para Luciano Martins (1997, p. 27):

Durante os três governos civis que se seguiram ao regime militar (mas especialmente sob o caótico governo Collor), a organização e as estruturas dos altos escalões da administração pública foram modificadas de forma constante e errática. Novos ministérios secretarias, e órgão de alto nível do Poder Executivo eram criados apenas para ser extintos meses depois, ou fundidos com outros, ou recriados sob um nome diferente, ou designados para desempenhar outras tarefas.

Em 1989, provavelmente buscando insumos para se afirmar e também definir o seu lugar e linhas de atuação num cenário tão instável o Arquivo Nacional (AN) realizou uma pesquisa em 148 órgãos públicos situados em Brasília e no Rio de Janeiro. Os resultados da pesquisa não foram muito animadores, o quadro geral das instituições consultadas era:

• Ausência de normas e procedimentos para organização dos documentos
• Alto grau de desorganização
• Desconhecimento de procedimentos arquivísticos
• Documentos organizados por espécies documentais e ordenados por número ou cronologia.

Sendo que:

• Mais de 66% dos órgãos de Brasília declararam não possuir instrumento de classificação
• 87% dos órgãos do Rio de Janeiro não possuiam instrumento de classificação.

Fico imaginando, a situação devia ser muito ruim mesmo. Para tentar resolver o problema o AN atuou da seguinte forma:

• 1991 – Publicação da Lei 8.159(criou o CONARQ, órgão responsável pela definição da política nacional de arquivos)
• 1993 - Criação de um grupo de trabalho cuja atribuição era elaborar o plano de classificação e tabela de temporalidade da Secretaria de Planejamento, Orçamento e Coordenação (SEPLAN).
• 1994 - Instalação do CONARQ (ou seja, passou a funcionar efetivamente) e criação de uma CÂMARA TÉCNICA DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS cuja primeira missão era tornar o instrumento desenvolvido para a SEPLAN aplicável a outros órgão públicos.
• 1996 – O CONARQ divulga por meio da Resolução n°. 4 o CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA:ATIVIDADE MEIO.
• 1997 – Resolução n°. 8 – Revisa e amplia a o instrumento apresentado na Resolução n°. 4
• 2001 – Resolução n°. 14 – Revoga a Resolução n°. 8. Amplia e revisa o instrumento apresentado pela resolução n°. 4.
• 2004 - Resolução n°. 21 - dispõe sobre o uso da subclasse 080 referente ao pessoal Militar

O texto introdutório do CCDA-CONARQ traz o seguinte conceito para o código “ é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades”. O texto também explica que:

A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema [...] uma vez que o trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida.

Entendimentos desse tipo 'classificação por assunto' acabaram por gerar dificuldades para a aplicação do instrumento. Mesmo assim, até hoje é grande a aceitação do CCDA-CONARQ. Conforme analisa o Prof. Renato “Elaborar um modelo de estrutura de classificação, que sirva de referência para os órgãos públicos brasileiros, é um avanço na tentativa de diminuir os grandes problemas relacionados ao tratamento dos registros documentais do Estado brasileiro”. Mas o Prof. Também expõe alguns problemas do código:

- Imprecisão na utilização do conceito de ‘assunto’

- Utilização do princípio e da lógica da codificação decimal de Dewey.

- Utilização simultânea de mais de um princípio de classificação para divisão dos conjuntos

- Utilização de espécies e tipos documentais como unidades de classificação

- Ultraclassificação de documentos

Em 2006, o trabalho O uso do código de classificação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos apresentou uma análise feita em 22 dos 23 Ministérios, constatando que 64% dos órgãos da Esplanada utilizavam o código de classificação do CONARQ.

A EXPERIÊNCIA DO SAESP

Em 1999, a Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo aprovou o projeto "Um Sistema de GEstão Documental para o Estado de São Paulo" elaborado pelo Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (SAESP). Os trabalho para elaboração do PCTT-SP envolveram:

• 12 reuniões com as Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo
• 106 visitas técnicas às entidades, para esclarecer dúvidas e analisar documentos.
• 10 reuniões de discussão das propostas de classificação apresentadas.
• Pesquisa a 250 textos legais - Mapeamento da produção documental
• Após a finalização da pesquisa enviou-se ofício a 80 órgãos solicitando análise e manifestação formal sobre o instrumento.

Em 2002, o projeto coordenado pelas Professoras Ieda Pimenta Bernardes e Ana Maria Almeida Camargo (USP) é concluído. O plano de classificação desenvolvido foi conceituado como um “[...] instrumento utilizado para classificar os documentos de arquivo agrupando-os de acordo como o órgão produtor, a função, a subfunção e a atividade responsável por sua produção ou acumulação.”

As principais características do trabalho são:

• Descrição de todas as Funções e Subfunções
• Em sua estrutura explicita os níveis em função, subfunção, atividade e, por fim, documento.
• A codificação chega ao nível da tipologia documental
• Tem raízes claras no trabalho realizado pelos arquivistas de Madrid na formulação das tipologias documentais para arquivos municipais.

Pra quem não está muito acostumado com esse tipo de estrutura, fiz um copia e cola do plano:

03 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (FUNÇÃO) Esta função corresponde a coordenação das ações de recrutamento, seleção, desenvolvimento e capacitação, avaliação e acompanhamento da vida funcional dos funcionários ou servidores encarregados da execução de serviços públicos ou de natureza pública, dentro das hierarquias funcionais e dos regimes jurídicos aos quais se submetem.

03.01 Planejamento e formulação de políticas de recursos humanos (SUBFUNÇÃO) Esta subfunção refere-se à elaboração de manuais de procedimentos, realização de estudos e pesquisas relativos aos padrões de lotação, de adequação dos quadros de pessoal, de planos de salários e programas de regimes de trabalho e da classificação e cadastro de cargos e funções.

Função: 03 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

Subfunção: 03.01 Planejamento e formulação de políticas de recursos humanos

Atividade: 03.01.01 Elaboração de estudos e pesquisas

Documentos:

03.01.01.01 Processo de estudo de política salarial

03.01.01.03 Processo de estudo para classificação de cargos e funções

03.01.01.06 Processo de estudo sobre a necessidade de cursos

03.01.01.07 Processo de planejamento anual de concursos públicos e seleção

BREVE COMPARAÇÃO

Na tabela abaixo, reproduzi a estrutura das classes estipuladas para os documentos da atividade de Arquivo, para fazer uma comparação entre os dois trabalhos.

Linha	CCDA-CONARQ(código 063)	PCTT-SP (código 06.01)
0	Documentação arquivística: gestão de documentos e sistemas de arquivos	Gestão de documentos e informações
1	Normas e manuais	Normalização das atividades de arquivo
2		Auturação e protocolo
3	Protocolo: recepção, tramitação e expedição de documentos	Distribuição e acompanhamento de trâmite - Ficha de Controle da tramitação - Relação de remessa de documentos - Requisição de processos
4	Classificação e arquivamento	Classificação de documentos
5	-	Arquivamento
6	Destinação de documentos - Análise. Avaliação. Seleção - Eliminação - Transferência. Recolhimento	Avaliação e destinação de documentos - Processo relativo aos trabalho da Comissão de Avaliação de Documentos - Tabela de Temporalidade de documentos
7	Política de acesso a documentos	Controle de acervos
8	-	Descrição de acervos
9	-	Expedição de certidão de transcrição de documentos
10	Assistência técnica	Controle de correspondências

Fica muito clara a diferença entre as filosofias de trabalho. Por exemplo, na linha n° 6, onde há certa correspondência entre os dois planos, observamos que o CCDA-CONARQ divide a atividade 'destinação de documentos' em tópicos temáticos, já na proposta do PCTT-SP a classe é divida conforme as tipologias documentais produzidas no decorrer da atividade de avaliação e destinação (o código de classificação vai incidir diretamente sobre a série documental). O mesmo acontece na linha n°. 3.

O tipo de abordagem proposta pelo Conarq acaba produzindo graves desvios na prática de classificação. O agente classificador é levado a determinar a posição lógica do documento dentro da estrutura de organização não pelo critério de contexto de produção, mas sim de 'conteúdo-assunto-tema' do documento.

Um exemplo: a classe 024.3, é descrita como “LICENÇAS. ACIDENTE EM SERVIÇO. ADOTANTE. GESTANTE. PATERNIDADE. [...]”, é uma classe bem extensa e totalmente temática, determina 5 anos de arquivamento corrente e 47 de intermediário. Pensem em um memorando avulso cujo texto é “Sr. Chefe, comunico que no período XYZ a servidora Fulana de tal gozará de licença maternidade”, é um documento meramente informativo, feita a comunicação o valor primário decairá drasticamente, além do mais a informação que comprova a a licença está em vários outros documentos mais importantes, como por exemplo o dossiê funcional da servidora, ou o processo de concessão do benefício. Porém a lógica temática do CCDA-CONARQ favorece que este documento corriqueiro seja classificado como 024.3, e permaneça, sem necessidade, 52 anos no órgão. Isso acontece muito.

Ou seja, acaba-se indexando e não classificando o documento. Procura-se uma determinada palavra-chave no texto do documento, e a classificação se dá conforme a correspondência dessa palavra (ou sinônimo) com a denominaçao de uma classes do plano de classificação. Algo perfeitamente cabível para a organização de livros, mas não de arquivos, onde o que se deve deixar explícito é a função ou atividade administrativa que deu origem ao registro.

A proposta paulista, mais aderente aos conceitos que aprendemos em diplomática e tipologia documental acaba favorecendo um tratamento mais inteligente dos acervos, é claro que esse tipo de abordagem exige muita pesquisa, muito cérebro, não é fácil mapear a produção documental de uma organização toda. Mas é só a partir da pesquisa que poderemos evitar a produção de classes a priori, totalmente desvinculadas da realidade dos registros da instituição.

É uma tarefa difícil superar esse paradigma do CCDA-CONARQ, sempre que converso sobre diplomática e tipologia com arquivistas mais experientes deparo com desconhecimento ou preguiça de pensar/tentar inovações com o método. Mas ainda vamos superar isso, de minha parte estou convicto de que o estudo sobre as categorias, espécies e tipos documentais representa a melhor abordagem para tratamento os problemas arquivísticos que vivemos hoje. E vocês?

Postado por: Leonardo N. Moreira

BIBLIOGRAFIA

ARQUIVO NACIONALl (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo; relativos às atividades-meio da administração pública/ Arquivo Nacional. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001.

GONÇALVES, Janice.Como classificar e ordenar documentos de arquivo / Janice Gonçalves. – São Paulo: Arquivo do Estado, 1998.

MARTINS, Luciano. Reforma da Administração Pública e cultura política no Brasil: uma visão geral. Brasília: ENAP, 1997.

Plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos da administração pública do Estado de São Paulo: atividades-meio. São Paulo : Arquivo do Estado, 2005.

SOUSA, Renato Tarciso Barbosa. O Código de Classificação de Documentos de Arquivo do Conselho Nacional de Arquivos: estudo de caso de um instrumento de classificação.

SOUSA, , Renato Tarciso Barbosa. SILVA, Cintia Aparecida De Moura, SILVA, Maria Juliana,

ALMEIDA, Thiara De Costa. O Uso do Código de Classificação de Documentos de Arquivo do Conselho Nacional de Arquivos. Arquivística.net (www.arquivistica.net), Rio de Janeiro, v.2, n. 2, p 19-37.

O Futuro da Memória – Total Recall

Já imaginou como seria ter todos os momentos de sua vida registrados? Poder ter acesso a todas as informações às quais você foi exposto desde o nascimento até a morte; tudo que você fez, comeu, leu, sentiu? Um 'diário de bordo' completo.

Gordon Bell, renomado pesquisador da Microsoft, não só já imaginou como também comprou a idéia. Desde 1998, ele lidera o projeto My Life Bits (MLB), um esforço rumo à compreensão da viabilidade, do custo e também do valor de se armazenar tudo da vida de uma pessoa.

Acaba de chegar às livrarias (e eu recomendo principalmente aos arquivistas) o livro “O futuro da Memória – Total Recall” . Nele são divulgadas algumas conclusões preliminares do My Life Bits, e também lançadas algumas reflexões sobre os possíveis benefícios que a impossibilidade do esquecimento traria para nossa saúde, trabalho, aprendizagem, vida diária e (pasmem) pós vida.

A narrativa é de Gordon Bell e ele explica como se tornou a principal cobaia de sua pesquisa. Incomodado com o fato de o ser humano naturalmente esquecer, e também com a dificuldade de gestão dos registros em suporte tradicional, ele reclama:

“A memória biológica é subjetiva, fragmentada, distorcida por emoções, filtrada pelo ego, impressionista e mutável. A memória digital é objetiva, não passional e inclementemente precisa”.

A criação dessa memória digital (memória integral – total recall - e-Memory), explicando grosseiramente, implicaria em digitalizarmos todos os documentos que produzimos ou recebemos, andarmos 24 horas por dia com monitor cardíaco e uma filmadora digital ligada, gravarmos toda e qualquer conversa, e nunca produzirmos registros físicos. Bell está fazendo isso em seu cotidiano há alguns anos, ele se utiliza de cloud computing para acesso a sua e-Memory, e também conta com um software onde é possível, por exemplo, digitar um parâmetro “conversa que tive com minha esposa em 01.11.2010” e como resposta o sistema devolve o video+áudio da conversa, além da transcrição feita automaticamente.

No livro, Bell conta diversas histórias sobre o desenvolvimento do projeto, algumas são hilárias. Observa-se também a discussão de diversas questões relativas à Arquivologia, à Biblioteconomia e à Ciência da informação. O Memex (pensado por Vannevar Bush, em 1945) foi a grande fonte inspiradora para desenvolvimento do MLB. Estão lá também os problemas referentes à organização, recuperação e comunicação da informação, à classificação arquivística, aos arquivos pessoais e à obsolescência tecnológica.

Na minha opinião, a idéia de Memória Integral é tão bizarra quanto encantadora. O arquivista pode ser visto como um guardião da memória, mas não seria, também, o esquecimento, se não um direito, um elemento imprescindível para a formação da Identidade e para a saúde psicológica do indivíduo?

Postado por: Leonardo N. Moreira

ARQUIVÍSTICA POP

Nos blogs vinculados à disciplina, produções da cultura pop têm sido, recorrentemente, utilizadas como pano de fundo para discussão de conceitos ligados à Diplomática e à Arquivologia. Confirmem essa constatação relendo alguns posts do semestre passado, onde foram explorados filmes como Os irresistíveis Falsários, El Secreto de Sus Ojos, Ilha do Medo, Brazil e Os Falsários.

Escrever de forma leve, criativa, falando da informação arquivística (e seu universo) como algo presente no cotidiano de todos é uma prática que merece ser desenvolvida e encorajada.

Não é raro encontrar nas outras áreas produções, best sellers inclusive, que tratam de assuntos sérios, mas de uma forma acessível ao grande público. Basta ir a qualquer livraria e observar alguns títulos provenientes, por exemplo, da Administração "Quem mexeu no meu queijo", "Como enrolar seu chefe e progredir na empresa"; da Economia "Freakonomics" [freak mesmo!], "O economista clandestino"; ou mesmo da Filosofia "Metallica e a Filosofia: Um Curso Intensivo de Cirurgia Cerebral", "Família Soprano e a Filosofia: Mato, Logo Existo!", Super-Heróis e a filosofia - Verdade, justiça e o caminho socrático".

Essas obras, a partir de narrações alegóricas, apresentam as teorias, métodos e práticas das respectivas áreas de um jeito menos formal e indigesto. A quase promessa de textos diferenciados presente já nos títulos e subtítulos é capaz de atrair qualquer tipo de leitor. Quem não estuda ou trabalha diretamente com Administração, Economia ou Filosofia tem a chance de se familiarizar com os problemas levantados por esses campos do conhecimento e também, num segundo momento, valorar, a seu modo, as soluções e reflexões propostas.

Agora, por que na Arquivologia são tão raras produções dessa natureza? Por que para nós continua tão difícil produzir coisas que fujam da esquizofrenia das apostilas de concurso e manuais de arquivo? Muitas vezes parecemos sufocados pela ligação íntima entre os Arquivos e a proposta do Estado Democrático de Direito, mas em última análise a Arquivologia não é um saber de Estado e podemos, sim, raciocinar fora do cercadinho das burocracias.

É preciso diversificar e dar novos sabores à literatura da área de Arquivologia; os blogs, vistos como incubadoras de idéias onde não há limites para a criatividade, podem ajudar no desenvolvimento desse novo segmento de produção intelectual.

Como exercício, seria muito interessante se, futuramente, os blogueiros diplomáticos de cada semestre se interessassem em compilar, editar e publicar (digitalmente mesmo) um compêndio com seus pequenos ensaios sobre possíveis relações entre a Diplomática/Arquivística e obras do cinema, teatro, música, televisão etc. Pode ser uma estratégia válida na busca do reconhecimento social que tanto almejamos e porque não, também, dos nossos 15 minutos de fama.

Aos interessados, fica a promessa de cooperação de um grande entusiasta da idéia.

Postado por Leonardo Neves Moreira.